海外秘书服务

海外秘书服务是指由专业机构为海外注册公司提供的法定合规、行政管理和文件维护支持，确保企业符合注册地法律要求。该服务是离岸公司存续运营的核心合规环节，尤其适用于缺乏本地团队的中小企业或跨国集团。

海外秘书服务的核心内容： 

1、法定合规管理

  公司注册与年审：

    代理提交注册申请（如开曼、BV1、香港公司）。

    处理年度牌照续期、经济实质申报（ESR）。

  文件备案与更新：

    维护股东/董事名册、公司章程（M&A）。

    向政府申报变更（如董事变更、股权转让）。

2、会议与记录管理

  董事会/股东大会：

    安排会议、记录决议、存档会议纪要（需符合《公司法》要求）。

   书面决议：

    代拟文件并协助签署（适用于无需开会的决策）。

3、税务与申报支持

  税务登记：

    协助申请税号（如新加坡GST、美国EIN）。

   申报提醒：

    年审、审计、CRS/FATCA申报关键节点通知。

4、地址与通信托管

  注册地址：提供本地合规地址（满足政府机构要求）。

  信函处理：接收政府信件、银行对账单并转寄。 

分地区秘书服务要求：

地区              强制秘书要求                                           特殊规定

香港              必须委任持牌公司秘书                           秘书需常驻香港，个人或机构均可。

新加坡           必须委任持牌公司秘书                          秘书需为ACIS/SAICSA持证专业人士。

开曼群岛       必须通过持牌代理提供秘书                  经济实质法（ESR）下需证明本地活动。

BVI                 需由注册代理提供基础秘书服务          股东名册可保密，但董事名册需代理保管。

英国               非强制，但建议委任专业秘书              需提供实际运营地址(非虚拟邮箱)。

选择秘书服务的关键因素：

1、专业资质：

  香港秘书需持TCSP牌照，新加坡秘书需SAICSA认证。

2、服务范围：

  基础型(仅年审) vs 全托管（含税务、银行对接）。

3、响应效率：

  紧急变更（如董事辞职）需48小时内处理。

4、语言支持：

  中英双语服务利于跨境沟通。

典型服务流程：

1、需求评估：确定公司类型、注册地及合规复杂度。

2、签署协议：明确服务范围（如是否含审计、地址租赁）。

3、文件收集：股东/董事护照、住址证明、业务背景说明。

4、持续维护:

  按月/季度提供合规报告。

  提醒申报截止日期（如香港年审提前2个月通知）。